Notas fiscais emitidas contra o CNPJ do escritório: como consultar, baixar e lançar

Por que a nota que o fornecedor emitiu nem sempre chega

Todo mês, parte das notas do escritório se perde entre o fornecedor e o financeiro: o PDF foi para o e-mail de quem fez a compra, o boleto chegou sem a nota, o projetista complementar mandou por WhatsApp. O resultado aparece no fechamento: conta a pagar que ninguém lançou, custo de projeto que não entrou no resultado e o contador pedindo o XML que ninguém tem.

A boa notícia é que a nota eletrônica não depende do e-mail. Quando o fornecedor emite, a nota fica registrada no ambiente do Fisco com o CNPJ do escritório como destinatário (na NF-e) ou tomador (na NFS-e). O caminho confiável é buscar lá, não esperar que ela chegue.

NF-e e NFS-e: onde cada uma fica

Escritório de arquitetura recebe os dois tipos, e cada um mora num lugar diferente.

• NF-e (produto)

  Material de obra, mobiliário, luminária, equipamento. É autorizada pela SEFAZ do estado do emitente e distribuída pelo Ambiente Nacional para quem é o destinatário. A consulta completa exige o certificado digital da empresa destinatária.

• NFS-e (serviço)

  Projetista complementar, consultoria, contador, software, fotografia. Na NFS-e do padrão nacional, a nota fica no Ambiente de Dados Nacional (ADN) e aparece no Portal Nacional da NFS-e, em "NFS-e recebidas", com acesso por gov.br ou certificado. Prefeitura que ainda usa sistema próprio guarda a nota no portal dela.

O que é a manifestação do destinatário

Na NF-e, a empresa destinatária pode informar à SEFAZ o que achou da nota. São quatro eventos, e cada um tem um uso:

• Ciência da operação

  Diz só que a empresa viu a nota. Não confirma nem recusa nada, e é ela que libera o XML completo na distribuição.

• Confirmação da operação

  A compra aconteceu e a mercadoria chegou. É a manifestação de quem lançou a nota.

• Desconhecimento da operação

  A empresa não reconhece a compra. É o que fazer com nota emitida contra o CNPJ por engano ou por uso indevido.

• Operação não realizada

  A compra existiu, mas não se concretizou (pedido cancelado, mercadoria devolvida). Pede uma justificativa.

Prazos que importam

Pelo Ajuste SINIEF 7/05, as manifestações conclusivas (confirmação, desconhecimento e operação não realizada) podem ser feitas em até 180 dias da autorização da nota. Sem manifestação nesse prazo, a operação passa a ser tratada como confirmada. É por isso que a nota emitida contra o CNPJ por engano precisa ser recusada cedo: depois de 180 dias, ela é sua.

Recusar a nota não a cancela. Só o emitente cancela uma NF-e; a manifestação registra a posição do escritório, e é ela que protege a empresa numa fiscalização.

Certificado A1 ou A3

A consulta das NF-e destinadas e a manifestação são feitas com o certificado digital da empresa (e-CNPJ). O A3 fica num token ou cartão e só funciona no computador onde está conectado. O A1 é um arquivo (.pfx ou .p12) com senha, e é o único que permite a um sistema consultar sozinho, de hora em hora, sem ninguém com o token na mão.

O certificado da matriz serve para consultar as filiais, porque a SEFAZ confere a raiz do CNPJ (os oito primeiros dígitos). Como o A1 assina em nome da empresa, só entregue o arquivo para sistema que o guarde cifrado e diga para que o usa.

Da nota ao contas a pagar

Consultar resolve metade do problema. A outra metade é a nota virar lançamento sem digitação e sem erro. O que funciona na prática:

• 1. A nota chega como sugestão

  Emitente, valor, data e duplicatas vêm da própria nota. Nada vira conta a pagar sozinho: nota de remessa, devolução ou compra de outra empresa do grupo também chegam, e lançá-las no automático suja o financeiro.

• 2. Uma conta a pagar por duplicata

  Nota de R$ 12 mil em três vezes vira três contas a pagar, cada uma no vencimento e no valor da duplicata. Sem duplicata, é um lançamento só no vencimento combinado.

• 3. Fornecedor pelo CNPJ

  O fornecedor é achado pelo CNPJ da nota ou cadastrado ali, com a razão social certa. Acaba o mesmo fornecedor escrito de três jeitos.

• 4. Projeto e centro de custo

  Material comprado para uma obra entra como custo daquele projeto, e o resultado dele passa a mostrar o que foi gasto de verdade.

• 5. Recusar o que não é seu

  Não reconheceu a compra, recuse com o motivo, que vai para a SEFAZ. Não é compra (remessa, amostra), ignore sem manifestar.

Os erros mais comuns

O primeiro é depender do e-mail do fornecedor. Ele serve de aviso, não de controle: a lista completa está no Fisco.

O segundo é deixar para o fechamento do ano. A nota emitida contra o CNPJ por engano só pode ser recusada nos 180 dias da autorização, e o custo de projeto lançado meses depois não ajuda a decidir mais nada.

O terceiro é lançar a nota inteira quando ela foi parcelada. O fluxo de caixa passa a mostrar uma saída que não vai acontecer naquele mês.

Perguntas frequentes

Como consultar as notas fiscais emitidas contra o meu CNPJ?

Para NF-e, pela distribuição de documentos da SEFAZ ao destinatário, com o certificado digital da empresa. Um sistema com o seu certificado A1 faz isso sozinho, e o portal da NF-e permite consultar nota a nota pela chave. Para NFS-e do padrão nacional, no Portal Nacional da NFS-e, em "NFS-e recebidas", entrando com gov.br ou certificado. Prefeituras fora do padrão nacional têm consulta no portal próprio.

O que é manifestação do destinatário?

É o evento em que a empresa destinatária de uma NF-e informa à SEFAZ sua posição sobre a nota: ciência da operação, confirmação da operação, desconhecimento da operação ou operação não realizada. A ciência libera o XML completo; as outras três são conclusivas e podem ser feitas em até 180 dias da autorização.

Recusar uma nota cancela a nota?

Não. Só o emitente cancela a NF-e. O desconhecimento ou a operação não realizada registram na SEFAZ que o escritório não reconhece a compra ou que ela não se concretizou.

Preciso de certificado digital para baixar o XML das notas recebidas?

Para NF-e, sim: a distribuição ao destinatário exige o certificado da empresa, e o A1 é o que permite a consulta automática. Para NFS-e do padrão nacional, o Portal Nacional aceita entrar com gov.br, e o download em volume por sistema usa o certificado.

O Projete busca as notas fiscais recebidas?

Busca, no plano Business. Com o certificado A1 de cada empresa, o Projete consulta a SEFAZ (NF-e) e o Ambiente Nacional da NFS-e, traz as notas emitidas contra o CNPJ e registra a ciência da operação. Cada nota vira contas a pagar só quando alguém lança, com uma conta por duplicata e o fornecedor pelo CNPJ; recusar manifesta na SEFAZ. O Projete não emite nota fiscal: a emissão continua com o contador ou com o seu emissor.