Conciliação bancária no escritório de arquitetura: como fazer o saldo bater com o banco

Por que o saldo do sistema não bate com o do banco

Quase todo escritório que controla o financeiro em planilha ou sistema já viveu isto: o saldo que aparece na tela é um, o do internet banking é outro, e ninguém sabe onde está a diferença. Ela quase sempre vem de um destes lugares:

• Tarifas e IOF

  Saem do banco todo mês e raramente alguém lança. São valores pequenos que, somados, explicam boa parte das diferenças.

• Pagamento sem baixa

  O cliente pagou a parcela, mas ninguém marcou como recebida. No sistema ela continua vencida; no banco, o dinheiro já está lá.

• Baixa na conta errada

  O recebimento foi registrado, mas na conta da aplicação em vez da conta corrente. O total do escritório bate; o saldo de cada conta, não.

• Valor diferente do previsto

  O cliente pagou com desconto, ou uma conta foi paga com juros. A baixa foi dada pelo valor cheio.

• Transferência lançada como receita

  O saque para a caixinha ou a aplicação virou receita numa conta e custo na outra, inflando os dois lados.

O que é o arquivo OFX e como conseguir

OFX (Open Financial Exchange) é um formato padrão de extrato bancário, pensado para ser lido por programas financeiros. Cada movimento vem com data, valor, descrição e um código único dado pelo banco — é esse código que permite importar o mesmo mês duas vezes sem duplicar nada.

Na maioria dos bancos brasileiros, o caminho é: internet banking no computador, extrato da conta, escolher o período e exportar no formato OFX. Alguns bancos chamam a opção de "Money" ou "Microsoft Money", que é o mesmo arquivo. PDF e planilha não servem para importar: o PDF é para ler, e cada banco monta a planilha de um jeito.

Um cuidado: exporte sempre da conta certa. Um bom sistema confere o número da conta que vem no arquivo com o da conta onde você está importando e avisa quando não batem.

O passo a passo para conciliar

Com o extrato importado, a conciliação é uma fila: cada movimento do banco precisa de um destino. Em escritório de projeto, os casos se repetem e cabem em cinco decisões.

• 1. Confirmar os pares exatos

  Movimento de mesmo valor e mesma data de um lançamento: aluguel, folha, software, a parcela que o cliente pagou no dia. É a maior parte do extrato e se confirma de uma vez.

• 2. Revisar os prováveis

  Mesmo valor, data próxima: o cliente pagou três dias depois do vencimento. Confira se é mesmo aquela parcela e concilie — a baixa fica com a data real do banco.

• 3. Achar o que ficou longe

  O Pix de uma parcela vencida há semanas não vai aparecer como sugestão. Busque entre as contas a receber pelo valor.

• 4. Lançar o que faltava

  Tarifa, IOF, um Pix que não estava previsto: vira lançamento já pago, na data do extrato, com a categoria certa. É assim que a DRE passa a mostrar as tarifas que ninguém lançava.

• 5. Transferir ou ignorar

  Saque para a caixinha e aplicação são transferências entre contas, não receita nem custo. Compra e estorno que se anulam podem ser ignorados.

Por que a baixa não deve ser automática

É tentador deixar o sistema dar baixa sozinho quando o valor bate. O problema é o caso que parece certo e não é: dois clientes pagando parcelas do mesmo valor na mesma semana, ou um custo recorrente igual a outro. Uma baixa errada vira um recebimento registrado no cliente errado, e o erro só aparece quando alguém cobra quem já pagou.

O equilíbrio que funciona é o sistema sugerir e a pessoa confirmar — com um atalho para confirmar de uma vez só os pares exatos, que são a maioria. O tempo gasto é pequeno, e cada baixa tem alguém que olhou.

Com que frequência conciliar

Toda semana, se o escritório tem muitos recebimentos; no mínimo uma vez por mês, no fechamento. A frequência importa menos que a regularidade: um extrato de uma semana tem vinte movimentos e se resolve em minutos; um de seis meses tem centenas, e a memória de cada um já se perdeu.

O fechamento de uma conta é simples de reconhecer: nenhum movimento pendente e o saldo do sistema igual ao saldo do banco no dia do extrato. Quando isso acontece em todas as contas, o fluxo de caixa e a DRE do mês estão confiáveis — e é esse o mês que você pode mandar para o contador.

Os erros mais comuns

Conciliar um valor diferente como se fosse igual é o primeiro. Se o cliente pagou com desconto, registre o pagamento com a diferença (e decida se ela é desconto concedido ou saldo a cobrar) antes de conciliar; senão a parcela aparece paga por inteiro.

O segundo é resolver a diferença de saldo com um lançamento de "ajuste" sem descrição. Ele faz o número bater hoje e esconde o problema para sempre. Toda diferença tem uma causa; o ajuste só entra quando ela foi encontrada e nomeada.

O terceiro é conciliar só o total. Saldo total batendo com contas individuais erradas é o sintoma clássico da baixa na conta errada: confira conta por conta.

Perguntas frequentes

O que é conciliação bancária?

É conferir o extrato do banco contra os lançamentos do financeiro, movimento por movimento, até o saldo do sistema ficar igual ao do banco na mesma data. Cada movimento precisa de um destino: um lançamento que já existia, um lançamento novo, uma transferência entre contas ou, em casos como estorno, ser ignorado.

O que é arquivo OFX?

É um formato padrão de extrato bancário, feito para ser lido por programas financeiros. Cada movimento vem com data, valor, descrição e um código único do banco, o que permite importar o mesmo período duas vezes sem duplicar. Na maioria dos bancos, a exportação fica no extrato do internet banking, às vezes com o nome "Money".

Por que o saldo do sistema não bate com o banco?

As causas mais comuns são tarifas e IOF não lançados, pagamentos recebidos sem baixa, baixa registrada na conta errada, pagamento com valor diferente do previsto e transferência entre contas lançada como receita e custo. A conciliação encontra cada uma delas movimento a movimento.

Com que frequência fazer conciliação bancária?

Toda semana em escritórios com muitos recebimentos, e no mínimo uma vez por mês, no fechamento. Extrato de uma semana se resolve em minutos; extrato de meses acumulados exige reconstruir o que aconteceu de memória.

O Projete faz conciliação bancária?

Faz, pela importação do extrato em OFX. Cada movimento vem com a sugestão do lançamento de mesmo valor, o que não estava lançado vira lançamento na hora e o saldo do banco é comparado ao do sistema. Não há conexão automática com o banco: o extrato entra por arquivo, e nenhuma baixa acontece sem confirmação.