Quanto custou o projeto que você entregou (e por que essa conta muda depois)

Preço é hipótese; custo é o que aconteceu

São duas perguntas diferentes, e confundi-las é o que faz escritório cheio de trabalho fechar o ano sem entender o resultado. A primeira é "quanto vou cobrar por este projeto?" — uma decisão tomada antes, com estimativa. A segunda é "quanto este projeto custou?" — uma apuração feita depois, com o que de fato aconteceu.

A primeira pergunta tem um caminho próprio, com métodos de precificação e formação de honorário. Este artigo trata da segunda, e ela é a que sustenta a primeira: sem saber o que os últimos projetos custaram, qualquer método de precificação vira opinião bem formatada.

A diferença entre as duas é o que interessa. Se você cobrou R$ 40 mil por um projeto que custou R$ 26 mil, a margem foi de R$ 14 mil — e agora você sabe algo útil sobre o próximo contrato parecido. Se custou R$ 43 mil, você também sabe algo útil, e provavelmente urgente. O que não ajuda é terminar o projeto sem saber qual dos dois aconteceu.

Apurar custo não exige contabilidade sofisticada. Exige registrar horas, lançar os custos diretos no projeto e ter um custo-hora por pessoa que não seja inventado. As próximas seções tratam de cada peça.

Os três componentes do custo de um projeto

Todo custo de projeto se encaixa em uma destas três caixas. Ignorar qualquer uma delas produz uma margem otimista — e margem otimista é pior que margem desconhecida, porque dá confiança para repetir o erro.

• 1. Mão de obra: horas × custo-hora de cada pessoa

  Quase sempre o maior componente, e o mais frequentemente esquecido, porque não sai do caixa como despesa do projeto. Depende de duas coisas que precisam existir: apontamento de horas por projeto e um custo-hora por pessoa. Sem as duas, o projeto parece barato porque o salário foi pago de qualquer forma.

• 2. Custos diretos: o que só existiu por causa daquele projeto

  Plotagem, maquete física, renderização terceirizada, cálculo estrutural contratado, deslocamento para visita, taxa de aprovação. A regra para classificar é simples: se o projeto não existisse, esse gasto não teria acontecido. Lance no projeto, não na despesa geral do escritório.

• 3. Custos indiretos: a parcela dos fixos que o projeto consumiu

  Aluguel, software, contador, internet, equipe administrativa. Existem com ou sem aquele projeto, mas precisam ser cobertos pelos honorários de todos eles. O rateio mais usado em escritório de projeto é por hora: divida os fixos mensais pelas horas produtivas do mês e você tem um valor por hora que pode somar ao custo-hora de cada pessoa.

Como chegar ao custo-hora de cada pessoa

O custo-hora é quanto custa ao escritório uma hora de trabalho daquela pessoa — não quanto ela ganha por hora, e não quanto você cobra por hora dela. São três números distintos, e misturá-los é o erro mais comum da apuração.

O ponto de partida é o custo mensal total da pessoa dividido pelas horas realmente produtivas no mês. Custo mensal total não é o salário: inclui os encargos e provisões do vínculo, que variam conforme o regime de contratação e o enquadramento tributário do escritório. Os percentuais corretos para o seu caso são pergunta para o seu contador — o que este artigo sustenta é que o número usado na conta precisa ser o custo, não o salário nominal.

Horas produtivas também não são as horas do contrato. Do mês de 160 horas saem férias proporcionais, feriados, reuniões internas, treinamento e o tempo que não se aplica a nenhum projeto. Escritórios que usam as 160 horas cheias chegam a um custo-hora artificialmente baixo e descobrem o erro na margem do fim do ano.

Na prática, dois caminhos funcionam. O direto é calcular salário mais encargos dividido pelas horas produtivas. O outro é definir manualmente um valor-hora por pessoa, já embutindo encargos e a parcela de custo indireto — útil quando o rateio é estável e você prefere um número só, revisado periodicamente. O importante é que exista um valor por pessoa e que você saiba o que ele inclui.

Uma observação sobre sócios: se o pró-labore não entra na conta, o custo do projeto fica incompleto e a margem vira ilusão. Hora de sócio é a mais cara do escritório, não a mais barata — e é justamente a que mais escapa da apuração.

O detalhe que quase todo mundo erra: custo-hora tem data

Imagine um escritório onde a arquiteta custava R$ 100 por hora em março e passou a custar R$ 130 em junho, depois de um aumento. Em setembro, você abre o custo de um projeto entregue em abril. Qual valor deve ser usado nas horas de abril?

A resposta é R$ 100 — o custo que vigorava quando a hora foi trabalhada. Parece óbvio dito assim, mas a maioria dos controles faz o contrário: guarda um único valor por pessoa e usa sempre o atual. O efeito é silencioso e grave. Todo aumento reescreve o passado, o projeto entregue em abril fica mais caro em setembro do que era quando foi fechado, e a comparação entre projetos de épocas diferentes perde sentido.

Chamamos isso de vigência do custo-hora: cada valor tem uma data de início, e a hora trabalhada é custeada pela vigência válida naquele dia. É o mesmo princípio de custo histórico que a contabilidade usa há muito tempo, aplicado a uma coisa banal do dia a dia do escritório.

Três consequências práticas valem registrar. Primeiro, o custo de um projeto entregue congela — ele para de se mover quando o projeto acaba, e é isso que permite usá-lo como referência para precificar o próximo. Segundo, comparar dois projetos de anos diferentes passa a ser legítimo, porque cada um carrega o custo da sua época. Terceiro, corrigir um valor digitado errado continua possível: você edita a vigência daquele período, e só aquele período é recalculado.

Se o seu controle hoje é uma planilha com uma coluna de valor-hora por pessoa, esse é provavelmente o maior defeito silencioso dela. A correção não exige sistema: basta uma linha por versão do custo, com a data em que passou a valer, e a busca pelo valor aplicável na data do apontamento.

Hora faturável e hora que você não cobra

Nem toda hora trabalhada num projeto entra no que se cobra do cliente, mas toda hora trabalhada custa. Essa assimetria precisa aparecer na apuração, ou você nunca descobre onde o esforço se perde.

Reunião de alinhamento, retrabalho por erro próprio, cortesia combinada com um cliente antigo, tempo de aprendizado num software novo: tudo isso consome custo e não gera receita adicional. Marcar essas horas como não faturáveis não as remove do custo do projeto — ao contrário, é o que permite ver o tamanho delas.

O número que essa distinção revela é o mais desconfortável e o mais útil da apuração: a proporção entre horas que o cliente pagou e horas que o escritório trabalhou. Um projeto com margem apertada e 30% de horas não faturáveis não tem problema de preço, tem problema de processo — e aumentar o honorário do próximo contrato não resolveria.

Vale separar retrabalho por escopo alterado de retrabalho por erro próprio. O primeiro é alteração de escopo e, se o contrato prevê, vira aditivo. O segundo é custo que o escritório absorve, e cuja frequência é um diagnóstico do processo de briefing e de aprovação.

Como ler a margem sem se enganar

Com os três componentes somados, a margem é aritmética simples. Os enganos não estão na conta, estão no que ficou de fora dela.

O primeiro é a pessoa sem custo cadastrado. Se metade da equipe não tem custo-hora definido, o custo de mão de obra sai pela metade e a margem parece excelente. Qualquer relatório de custo precisa dizer quantas pessoas ficaram fora — margem calculada sobre equipe parcial não é conservadora, é falsa.

O segundo é o projeto ainda aberto. Custo de projeto em andamento é parcial por definição: comparar a margem de um projeto em execução com a de um entregue produz conclusão errada sobre qual tipo de trabalho compensa. Compare projetos encerrados entre si.

O terceiro é o custo indireto esquecido. Margem calculada só com mão de obra e custos diretos ignora que o aluguel precisa sair de algum lugar. Se você não quer ratear, ao menos saiba que o número que está olhando é margem de contribuição, não lucro — e que o conjunto dos projetos precisa cobrir os fixos.

Um teste rápido de sanidade: some a margem de todos os projetos encerrados do ano e compare com o resultado do escritório no mesmo período. Se os dois números estiverem muito distantes, falta custo em algum lugar da apuração — e vale descobrir onde antes de usar esses dados para precificar.

A rotina mínima para isso funcionar

Apuração de custo morre por atrito, não por falta de convicção. Se cada fechamento exige reconstruir horas de memória e caçar notas fiscais em três lugares, a prática dura dois meses. Três hábitos sustentam o resto.

O primeiro é apontar hora no dia, por projeto. Hora reconstruída no fim da semana é estimativa, e estimativa de memória erra sistematicamente para baixo. O segundo é lançar custo direto no projeto quando ele acontece, não no fechamento. O terceiro é revisar os custos-hora periodicamente, criando uma vigência nova a cada mudança — em vez de sobrescrever o valor antigo, que é o que apaga o histórico.

Com esses três hábitos, a apuração deixa de ser um projeto de fim de ano e passa a estar sempre pronta. E o ganho aparece na hora que interessa: na próxima proposta, quando a pergunta "consigo fazer isso por esse valor?" tem uma resposta baseada nos três projetos parecidos que você já entregou, e não no que parece razoável.

Perguntas frequentes

Como calcular o custo da hora de um funcionário do escritório?

Divida o custo mensal total da pessoa pelas horas realmente produtivas no mês. Custo mensal total não é o salário: inclui encargos e provisões, cujos percentuais dependem do regime de contratação e do enquadramento tributário do escritório — confirme com seu contador. Horas produtivas também não são as horas do contrato: desconte férias proporcionais, feriados, reuniões internas e tempo não aplicável a projeto. Usar salário nominal dividido por 160 horas produz um custo-hora artificialmente baixo.

O aumento de salário deve mudar o custo de um projeto já entregue?

Não. A hora trabalhada deve ser custeada pelo valor que vigorava na data em que foi trabalhada. Se a pessoa custava R$ 100/h em março e passou a custar R$ 130/h em junho, as horas de março continuam a R$ 100 para sempre. Controles que guardam um único valor por pessoa fazem o oposto: todo aumento reescreve o custo de projetos antigos, o que inviabiliza comparar projetos de épocas diferentes e usar o histórico para precificar. A correção é manter uma linha por versão do custo, com a data em que passou a valer.

Qual a diferença entre custo e preço do projeto?

Custo é o que o projeto consumiu do escritório: horas × custo-hora, custos diretos e a parcela dos custos fixos. Preço é o que você cobrou do cliente, definido antes, por algum método de precificação. A diferença entre os dois é a margem. Os dois números respondem perguntas distintas — o preço olha para frente e é decisão; o custo olha para trás e é apuração. O custo apurado é o que dá base para o preço do próximo projeto parecido.

Retrabalho deve entrar no custo do projeto?

Sim, sempre — a hora foi trabalhada e custou. O que muda é a classificação: retrabalho por alteração de escopo do cliente é hora que, se o contrato prevê, pode virar aditivo faturável; retrabalho por erro próprio é custo que o escritório absorve. Marcar essas horas como não faturáveis não as tira do custo, e é justamente isso que permite medir o tamanho delas. Projeto com margem apertada e proporção alta de horas não faturáveis tem problema de processo, não de preço.

Como ratear aluguel e software entre os projetos?

O rateio por hora é o mais usado em escritório de projeto: some os custos fixos mensais, divida pelas horas produtivas do mês e você tem um valor por hora que pode ser somado ao custo-hora de cada pessoa. Alternativas por número de projetos ou por receita distorcem quando os projetos têm tamanhos muito diferentes. Se preferir não ratear, saiba que o número que você está olhando é margem de contribuição, e não lucro — o conjunto dos projetos ainda precisa cobrir os fixos.

Preciso de sistema para apurar custo por projeto?

Não para começar. Uma planilha resolve se ela tiver apontamento de horas por projeto, uma linha por versão do custo-hora de cada pessoa com a data de início e os custos diretos lançados por projeto. O que costuma quebrar a planilha não é a conta, é o atrito: reconstruir horas de memória, sobrescrever o valor-hora antigo e perder o histórico. Quando o escritório cresce e passa a ter várias frentes simultâneas, o custo de manter a planilha correta tende a superar o de usar uma ferramenta.