Como organizar as pastas de projeto de arquitetura no Google Drive

Uma pasta por projeto, com código

A unidade de organização é o projeto, e não o cliente nem o ano. O mesmo cliente pode ter a casa, a reforma do escritório e o aditivo da piscina, e cada um tem prazo, equipe e entregas próprias. Pasta por cliente funciona enquanto ele tem um projeto só; depois, vira uma gaveta onde ninguém acha a revisão certa.

Dê a cada projeto um código curto e use o mesmo código no nome da pasta, no nome dos arquivos e no sistema de gestão: o ano e um número em sequência (2026-014) mais o nome pelo qual a equipe fala do projeto. O código ordena as pastas na ordem em que os projetos chegaram e evita duas pastas chamadas Casa Silva.

No topo do Drive do escritório, separe Projetos ativos, Arquivo de projetos e Acervo do escritório. Projeto entregue muda de Projetos ativos para Arquivo de projetos inteiro, com as mesmas subpastas, e a lista do dia a dia fica curta.

As subpastas, na ordem das etapas

Todo projeto recebe a mesma estrutura, mesmo que alguma pasta fique vazia. É isso que permite a qualquer pessoa da equipe abrir um projeto que nunca viu e saber onde está o executivo. O número na frente mantém as pastas na ordem do trabalho, e não na ordem alfabética.

Mantenha a lista da estrutura num documento do escritório e crie as mesmas pastas em todo projeto novo. Ajuste a lista ao tipo de serviço: interiores pode não ter Projeto legal; obra acompanhada pede a pasta 07 Obra desde o início.

Nome de arquivo: projeto, etapa, disciplina, conteúdo e revisão

O nome do arquivo precisa responder, sem abrir o arquivo, de que projeto ele é, de que etapa, de que disciplina, o que mostra e em que revisão está. Um padrão que funciona: código do projeto, sigla da etapa, sigla da disciplina, conteúdo e revisão, separados por hífen.

A revisão começa em R00 e sobe a cada emissão: R01, R02. Nunca use final, final2 ou versão nova no nome. Quando uma revisão substitui a outra, mova a antiga para uma subpasta Superados dentro da mesma etapa, para a pasta principal mostrar só o que vale.

Se a data importa, como numa ata de reunião ou numa foto de visita, ponha a data no início, no formato ano-mês-dia (2026-10-14): assim a ordem alfabética também é a ordem do tempo.

O que vai para o cliente

Compartilhe com o cliente só a pasta Para o cliente, nunca a raiz do projeto. No Google Drive, o acesso dado a uma pasta vale para todos os arquivos dentro dela, então compartilhar a raiz entrega também os estudos descartados, as revisões superadas e as planilhas de custo.

Prefira compartilhar com o e-mail do cliente, como Leitor, a deixar a pasta aberta para qualquer pessoa com o link: link aberto circula por grupo de WhatsApp e continua valendo depois que a obra acaba. Dê Editor ao cliente só quando ele precisa enviar arquivos, como fotos do imóvel ou documentos.

Ponha na pasta do cliente só a revisão vigente. Quando sair uma revisão nova, troque o arquivo e avise o que mudou: o cliente não deveria precisar comparar R01 com R02 para descobrir.

Quem da equipe acessa o quê

Se o escritório usa o Google Workspace com drives compartilhados, guarde os projetos num drive compartilhado. Lá, os arquivos pertencem à equipe e não a quem os criou, e continuam no drive quando alguém sai do escritório. No Meu Drive, o arquivo é de quem criou, e a saída de uma pessoa vira uma transferência de arquivos às pressas.

Dê acesso pela pasta do projeto, para quem trabalha nele, e não pelo Drive inteiro. Estagiário e freelancer entram nos projetos em que estão e saem quando o trabalho termina. Contratos, salários e o financeiro do escritório ficam numa área separada, com acesso só para os sócios.

Lixeira, revisões antigas e arquivo morto

A lixeira do Google Drive apaga os arquivos de forma permanente depois de 30 dias. Revisão antiga não vai para a lixeira: vai para Superados. O histórico das revisões é o que responde, meses depois, por que a obra seguiu a R01 e não a R02.

Projeto entregue vai inteiro para Arquivo de projetos, com a mesma estrutura. Se o cliente voltar para uma reforma, o novo trabalho ganha um código novo e a pasta antiga fica como referência.

Ligue a pasta ao projeto

A estrutura de pastas resolve onde o arquivo está; não resolve quem está atrasado, quanto o projeto já gastou nem o que o cliente aprovou. Quando o escritório usa um sistema de gestão, vale deixar o sistema criar a pasta do projeto no Drive e enviar os arquivos por ele: a equipe chega ao arquivo a partir do projeto, o acesso segue quem está no projeto, e o cliente recebe no portal só o link da pasta dele.

Perguntas frequentes

Qual a melhor estrutura de pastas para projeto de arquitetura?

Uma pasta por projeto, com código e nome, e dentro dela as mesmas subpastas numeradas na ordem das etapas: administrativo, levantamento, estudo preliminar, anteprojeto, projeto legal, executivo, complementares, obra e uma pasta separada para o cliente. A mesma estrutura em todos os projetos é o que faz qualquer pessoa da equipe achar o arquivo.

Como nomear arquivos de projeto de arquitetura?

Com um padrão fixo: código do projeto, etapa, disciplina, conteúdo e revisão, como SAV-EX-ARQ-Planta baixa-R02. A revisão começa em R00 e sobe a cada emissão. Nomes como final ou final2 não dizem qual arquivo vale.

Como compartilhar uma pasta do Google Drive com o cliente sem mostrar tudo?

Crie dentro do projeto uma pasta só para o cliente, ponha nela a revisão vigente do que foi aprovado e compartilhe apenas essa pasta com o e-mail dele, como Leitor. O acesso dado a uma pasta vale para tudo o que está dentro dela, por isso a raiz do projeto nunca é compartilhada.

Drive compartilhado ou Meu Drive para o escritório?

Se o escritório tem Google Workspace com drives compartilhados, use o drive compartilhado para os projetos: os arquivos pertencem à equipe e ficam no drive quando alguém sai. No Meu Drive, os arquivos são de quem os criou.

Onde guardar as revisões antigas do projeto?

Numa subpasta Superados dentro da etapa, e não na lixeira. A lixeira do Google Drive apaga de forma permanente depois de 30 dias, e a revisão antiga é o registro do que foi aprovado e quando.

Fontes

1. Google Workspace: o que são drives compartilhados (consultado em 14 de outubro de 2026)
2. Google Drive: compartilhar pastas (consultado em 14 de outubro de 2026)
3. Google Drive: excluir e restaurar arquivos (consultado em 14 de outubro de 2026)